Voor het secretariaat van het Bestuur van de Universiteit (BvU) zijn wij op zoek naar een:

Bestuurs-Secretaresse

Doel van de functie:

Tijdig uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van het bestuur van de universiteit, zodanig dat het bestuur gefaciliteerd/ondersteund wordt bij/in de uitvoering van de bestuurswerkzaamheden/taken.

Functie-inhoud:

• Uitvoeren van administratief ondersteunende werkzaamheden;
• Bewerken, verwerken en opstellen van zakelijke correspondentie;
• Registreren, ordenen en beheren van binnenkomende post/e-mail;
• Plannen en agenderen van afspraken en attenderen op nakoming hiervan;
• Attenderen van bestuursleden op gemaakte afspraken en indien nodig op mogelijke problemen met werk/afstemming en planning;
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Notuleren en voorbereiden van het vergaderverslag in concept, voorleggen aan de secretaris van het bestuur en na goedkeuring distribueren aan belanghebbenden;
• Bewaken van de voortgang van besluiten en afspraken en zo nodig rappelleren;
• Documenteren en archiveren van informatie;
• Maken van dossieromschrijvingen en verwijzingen naar andere dossiers, maken van dossieroverzichten voor gebruikers, bijvoegen van nieuwe stukken;
• Aannemen en doorverbinden naar de juiste persoon van inkomende en uitgaande telefoongesprekken;
• Verrichten van alle in het verlengde van de functie liggende werkzaamheden.

Functieprofiel:

• Minimaal een middelbareschooldiploma, met aanvullende cursussen op hbo-niveau en minimaal drie (3) jaren werkervaring in een soortgelijke functie;
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Goede contactuele vaardigheden;
• Resultaatgerichte en klantvriendelijke instelling;
• Kritische, op verbetering gerichte instelling;
• Accuraat en secuur omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Stressbestendig en in teamverband kunnen werken;
• Goede vaardigheid met MS – Office (i.h.b. Word, Excel, PowerPoint en Publisher);
• Bereidheid tot het volgen van aanvullende opleidingen en cursussen;
• Bereidheid om in voorkomende gevallen na de reguliere werktijd werkzaamheden te verrichten.

Informatie:

Voor nadere informatie bent u terecht bij de voorzitter van het BvU, mevr. prof. dr. S. Venetiaan te bereiken op tel.nr 493805 of e-mailadres board@uvs.edu of bij de HR Manager, mevr. drs. M. E. Achthoven, te bereiken op 2396 of per email monique.achthoven@uvs.edu

Sollicitatie:

Schriftelijke sollicitaties vergezeld van een cv kunt u uiterlijk 24 maart 2023 richten aan de Voorzitter van het BvU, prof. dr. S. Venetiaan, via het e-mailadres: board@uvs.edu

Gaarne in subject vermelden: ‘Sollicitatie Bestuurs-Secretaresse BvU’.