Op het Decanaat van de Interfaculteit Graduate Studies and Research (IGSR) bestaat er momenteel plaatsingsmogelijkheid voor een

Secretarieel Administratief Medewerker (voltijds/deeltijds)

 

Doel van de functie:

Uitvoeren van secretariële en administratieve werkzaamheden ten behoeve van het decanaat van de faculteit, zodanig dat deze in staat wordt gesteld de eigen functie uit te voeren met een doelmatige en functionele aanwending van tijd en middelen.

De Secretarieel Administratief Medewerker rapporteert direct aan de Opleidingscoördinatoren en Chef de Bureau van IGSR.

 

Functie-inhoud:

  • Verzorgen van goed/doelmatig telefoonverkeer;
  • Bijdragen aan een gestructureerd verloop van werkprocessen;
  • Ondersteuning van het dagelijks bestuur bij het efficiënt terugvinden van post/e-mail;
  • Tijdige, complete afhandeling van uitgaande correspondentie;
  • Optimale beschikbaarheid van documenten voor gebruikers;
  • Leveren van administratieve ondersteuning aan OC dan wel faculteitsbureau, waar onder het notuleren van vergaderingen van de richtingen en de uitwerking daarvan, bijdragen aan de studiegidsen en studiehandleidingen, opmaken van roosters;
  • Assisteren bij activiteiten van de richting dan wel faculteitsbureau w.o. projecten, lezingen, reguliere bedrijfscursussen en werksessies;
  • Assisteren met de coördinatie van zalenrooster en zaalreserveringen;
  • Assisteren bij kopieerwerk t.b.v. de richting dan wel faculteitsbureau;
  • Assisteren bij de aanlevering van overzichten aan de docenten, van aan de richting deelnemende studenten;
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de leiding en beantwoorden van deze vragen of doorverwijzen
  • Optimale administratieve verwerking en vastlegging van gegevens;
  • Maandelijks ingekomen/uitgaande aanvraagbonnen overzichten opmaken en mailen naar het decanaat;
  • Optimaal verloop van evenementen.

 

Functieprofiel:

  • Minimaal een afgeronde Middelbare opleiding en een aanvullende opleiding Office Management en ervaring met Word en Excel;
  • Is beschikbaar van 16:30-21:30 uur (in de middag);
  • Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en Engelse taal;
  • Minimaal 2-3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Vaardigheid in het plannen en uitvoeren van specifieke onderwijs gerelateerde activiteiten;
  • Vaardigheid in communicatie met teams en individuen;
  • Een kritische, op verbetering gerichte instelling;
  • Samenwerkingsgericht en teamspeler;
  • Een klant- en servicegerichte instelling;
  • Accuraat;

Informatie:

Voor nadere informatie bent u terecht bij Chef de Bureau IGSR, Mw. Soraya Sitaram, te bereiken op telefoonnummer 490900 of per email Soraya.Sitaram@uvs.edu.

 

Sollicitatie:

Schriftelijke sollicitaties vergezeld van een CV kunt u tot uiterlijk 29 mei 2024  richten aan de , mevr. drs. M. E. Achthoven, BAK-gebouw, Universiteitscomplex – Leysweg of per email recruitment@uvs.edu.

By Comments off mei 15, 2024